30分の会議は、1通のチャットで消せます

#13｜時間管理より先に、コミュニケーションを設計する話

「時間が足りない」

会社員時代、そんな言葉を何度も聞いてきました。
ぼく自身も同じように感じていた時期があります。

役職が上がり、管理する組織が大きくなるにつれて、自分の時間はどんどん減っていきました。

朝起きたら、まずカレンダーとSlackを確認する。
すると、前日の夜に新しい予定が追加されている。

報告。
相談。
質問。
確認。

気づけば一日中、誰かのための時間で埋まっています。

自分の仕事ができるのは朝早くか、定時後。
そんな時期がありました。

今回の記事は、
時間管理やスケジュール管理ではなく、
「コミュニケーションの設計」で解決する方法の紹介です。

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ぼくが作った「相談ルール」

役職が上がり、相談や会議が増えていく中で、
ぼくは一つのルールを作りました。

それが「相談ルール」です。

内容はシンプルです。

①スケジュールのタイトルの先頭に、
【相談】【報告】【質問】【確認】のどれかを付ける。
②概要を記載する。
③自身の考え・仮説を記載する。
④関連資料やリンクを添付する。

なぜこんなルールを作ったのか。
「その会議、本当に必要ですか？」
と思うことが少なくなかったからです。

また、何について話すのかが曖昧なまま、時間だけ確保されていることもありました。

内容が事前に整理されていれば、会議までの時間を有効活用できます。

必要な資料も確認できます。
事前に回答できることもあります。

実際、このルールを導入してから、
「その件ならこの資料を見てください」
で終わることが増えました。

チャットで回答して解決。
30分確保していた会議が、そのまま不要になります。

最終的には、ぼくが管轄している組織だけ、
チャットのみで業務が進むようになりました。

社内電話も原則禁止です。

電話は便利な反面、相手の作業を中断させてしまうからです。
もちろん、本当に緊急で重要な案件であれば別です。

電話の方が早いという意見もあります。
でも、相手が出なかったらどうでしょう。

折り返しを待つ。
またかける。
タイミングが合わない。

これを何度も繰り返すくらいなら、最初からチャットで要件を整理して送った方が早いケースもあります。

事前に文章で送っておけば、相手は回答の準備ができます。
結果として、回答の質も上がります。

つまり、ぼくがやりたかったのは会議を減らすことではありません。

相手の時間を奪わないためのコミュニケーション設計です。

ただ、このルールを作った時、みんなが喜んだわけではありませんでした。

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組織にルールを浸透させる方法

今回はルールを浸透させる側の話をしていますが、ここで1点注意があります。

管理職やリーダーになると、
「こっちの方が良い」
と思うことが増えます。

実際、ぼくもそうでしたが、
その時にやってはいけないことがあります。

それは、自分が正しいと思ったことを、
そのまま組織に押し付けることです。

なぜなら、自分とメンバーでは見えている景色が違うからです。
優劣ではなく「違い」です。

当時のぼくは、プレイヤー時代から色々なやり方を試してきました。

当然、入社したばかりの人よりも、「より良いやり方」はイメージできていたと思います。

でも、メンバーはまだその経験を積んでいません。
ぼくが知っていることを、まだ知らないんです。

だから、ぼくはこう伝えました。

「たぶん最初は面倒くさいと思う。」
「だから、一生このルールでやろうとは言わない。」
「まずは3週間だけ試してみよう。」
「そのあと匿名アンケートを取る。」
「その結果、前のやり方が良いなら戻そう。」

そんな形でスタートし、3週間後のアンケートでは全員がルールの継続を希望しました。

会議が減ったのに仕事が進む。

帰宅時間が早くなった。

その年、ぼくが管理していた部署は会社から表彰を受けることになります。

成果が上がったのに、労働時間が減った。
その体験をみんなにしてもらうことができました。

人は正しさだけでは変わりません。
でも、自分で体験したことは信じます。

過去、自分が多くの検証を通じて良いやり方を理解しているのであれば、あとはそれを短期間だけメンバーに体験してもらえば十分です。

逆に、単なる思いつきの施策に組織を巻き込まない。
その場合は理解者のみでスモールで検証。

ぼくはこのような考え方で行動していました。

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相手の時間を奪わないコミュニケーション設計

相談ルールを導入したことで、労働時間が減り、成果も上がりました。

最終的には社内コミュニケーションのほとんどがテキストで完結するようになりました。

では、なぜうまくいったのでしょうか。
今振り返ると、理由はシンプルです。

相手の時間を奪わないコミュニケーションになったからです。

相談ルールも。
電話の運用も。

やっていることは同じでした。

情報を整理する。
相手が判断しやすい形で渡す。
必要以上に相手の時間を使わない。

それだけです。

時間管理というと、スケジュールやタスク管理を思い浮かべる人が多いでしょう。

もちろん、それも大切です。

ただ、組織の中で本当に時間を生み出すのは、コミュニケーションの質を上げることだとぼくは考えています。

結果として、会議は減りました。
労働時間も減りました。
成果も上がりました。

でも、ぼくが本当に変えたかったのは会議の数ではありません。

コミュニケーションの質です。

振り返ると、それが時間を生み出す一番の近道だったように思います。

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相談ルールも、電話の運用も、特別なことではありません。

やっていたことはとても地味です。

ただ、こうした地味な仕組みは、一度定着すると長く効果を発揮してくれます。

管理職時代を振り返ると、成果が出ていた組織ほど、コミュニケーションが整理されていました。

逆に、問題が起きる組織ほど、コミュニケーションが属人化していました。

もし組織運営やチーム運営に悩んでいる方がいれば、一度コミュニケーションの流れを見直してみると面白いかもしれません。